Czynności związane z księgowością są często jedną z największych trudności, jakie napotykamy, prowadząc biznes, a wszystko z uwagi na zakres powinności, między innymi odnośnie rozliczeń z fiskusem. Właśnie dlatego coraz więcej firm rezygnuje z zatrudnionego na stałe księgowego i decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym. Jakie korzyści niesie ze sobą to rozwiązanie?
Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Każda firma zobowiązana jest do odprowadzania podatków oraz składek, a zakres czy stopień skomplikowania tego procesu zależy głównie od rozmiarów przedsiębiorstwa. Z uwagi na to, w pierwszych miesiącach funkcjonowania na rynku wielu z nas decyduje się na samodzielne wywiązywanie się z obowiązków wobec państwa. Jest to niestety żmudny proces, który wymaga czasu, cierpliwości oraz często dokształcenia. Właśnie dlatego dobrą opcją jest zatrudnienie kogoś, kto będzie za to odpowiedzialny. Może to być jeden księgowy lub stworzony wewnątrz firmy dział księgowości, jednak coraz częściej wybieraną opcją staje się współpraca z biurem rachunkowym. To właśnie na nim spoczywa powinność księgowania dokumentów sprzedażowych i zakupowych, a także przepływ środków finansowych. Co więcej, może zajmować się również:
- prowadzeniem KPiR, ksiąg rachunkowych, ewidencji przychodów i rozliczeniami podatków,
- rozliczeniami i obsługą płac pracowników,
- przygotowywaniem rozliczeń i raportów dla ZUS,
- sporządzaniem raportów statystycznych, tworzeniem wniosków kredytowych,
- analizowaniem sytuacji finansowej przedsiębiorstwa,
- doradztwem z zakresu podatków oraz zagadnień finansowych.
Pamiętajmy jednak, że odpowiedzialność podatkową w pierwszej kolejności ponosi przedsiębiorca, niezależnie od zawartych w umowie klauzul. Mimo to, biuro rachunkowe nie jest zwolnione z ponoszenia konsekwencji za swoje błędy, gdyż możemy dochodzić swoich praw oraz domagać się odszkodowania za szkody, jakie zostały stworzone w wyniku błędnego prowadzenia księgowości.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Zanim skorzystamy z usług biura rachunkowego, warto poświęcić chwilę na zastanowienie się, jak powinna wyglądać dobra współpraca z nim. W pierwszej kolejności sprawdzamy rzetelność. W końcu biuro rachunkowe, z którym mamy podpisać umowę powinno już na wstępnie zagwarantować nam stabilność i poczucie pewności. Co więcej, z uwagi na fakt, iż wszelkie kwestie związane z prowadzeniem księgowości wymagają niezwykłej precyzji oraz dokładności, wybrane przez nas biuro powinno zatrudniać samych specjalistów. Powinniśmy również postawić na odpowiednią dostępność. Polega ona przede wszystkim na szybkiej odpowiedzi na zadane przez nas pytania oraz profesjonalnej pomocy w podejmowaniu decyzji finansowych. Nie można zapomnieć także o sprawdzeniu opinii odnośnie funkcjonowania danego biura. Do innych kwestii, na które warto zwrócić uwagę, zaliczyć można:
- cenę,
- używane do komunikacji kanały,
- dostępność dokumentów,
- zakres oferowanego wsparcia merytorycznego,
- godziny dostępności biura rachunkowego.
Jednak wybór nawet najlepszego biura rachunkowego nie wystarczy, jeśli i my nie będziemy wywiązywać się ze swojej części obowiązków. Co to oznacza? W początkowym etapie między innymi poświęcenie czasu na dokładne omówienie umowy oraz konsultacje mogące polegać na zaangażowaniu się poprzez np. na zrobienie listy pytań, na które chcemy uzyskać odpowiedź. Po podpisaniu umowy najważniejszą kwestią jest terminowe dostarczanie dokumentów.
Dlaczego warto współpracować z biurem rachunkowym?
Wielu z nas zastanawia się, czy do prawidłowego prowadzenia księgowości wymagana jest współpraca z biurem rachunkowym. Oczywiście zależy to od nas, jednak nie da się zaprzeczyć, że tego rodzaju forma jest o wiele bardziej wydajna i pewna. Co więcej, wyróżnić tutaj można wiele korzyści!
Bezpieczeństwo firmy
Stawiając na współpracę z biurem rachunkowym, wybieramy jedno z najbardziej bezpiecznych dla naszej firmy rozwiązań. Wszystko z uwagi na fakt, że zatrudnieni tam specjaliści są na bieżąco ze wszystkimi przepisami oraz posiadają wiedzę i umiejętności w zakresie księgowości i rachunkowości, co często potwierdzają liczne certyfikaty. Co więcej, dobre biuro rachunkowe jest w stanie reprezentować nas przed Urzędem Skarbowym oraz ZUS, więc nie musimy się martwić o poprawność czy rzetelność księgowości.
Oszczędność pieniędzy
Racjonalne cięcie kosztów to coś, co czego każdy z nas szuka. Decydujące się na współpracę z biurem rachunkowym, unikamy kosztu zatrudnienia dodatkowego pracownika lub pracowników, a także ponoszenia odpowiedzialności za ich błędy i przyjmowanie kar finansowych.
Oszczędność czasu
Comiesięczne wypełnianie dokumentów, prowadzenia ksiąg podatkowych czy uzupełnianie wszelkiego rodzaju deklaracji wymaga czasu, który nie każdy przedsiębiorca może wygospodarować. Co więcej, często wymaga to znajomości obecnych przepisów prawa podatkowego oraz innych kwestii, takich jak wysokość składek. Do tego dochodzi jeszcze kontrola Urzędu Skarbowego lub ZUS, która jest realizowana w miejscu prowadzenia księgowości. Z uwagi na to poprzez współpracę z biurem rachunkowym jesteśmy w stanie zaoszczędzić bardzo dużo czasu.
Wygoda
Współpraca z biurem rachunkowym wiąże się ze swego rodzaju wygodą, gdyż dostarczenie dokumentów może odbywać się w preferowanym przez nas sposób (osobiście, pocztą lub e-mailem). Co więcej, my jesteśmy zobowiązani jedynie przekazywać wymaganą dokumentację w określonym terminie, a biuro rachunkowe zajmie się resztą! Dobrym rozwiązaniem jest również korzystanie z usług kadrowych, jakie niektóre biura oferuję, a opiera się ona o, np. sporządzenie umowy dla pracowników, zgłaszanie ich do ubezpieczenia czy przygotowanie listy płac. Tak naprawdę dzięki takiej współpracy nie musimy się o nic martwić!
Szeroka gama ofert
Jeden zatrudniony przez nas księgowy, nawet najbardziej wykwalifikowany, nie ma takiej wiedzy, jak cały zespół specjalistów. Z uwagi na to, wybierając współpracę z biurem rachunkowym, przedsiębiorstwo ma dostęp nie tylko do księgowych, ale również i doradców podatkowych, specjalistów ds. kadr i płac czy specjalistów ds. prawnych. W ten sposób możemy mieć pewność, że nasza firma jest w dobrych rękach.
Wsparcie ze strony profesjonalistów
Pracownicy biur rachunkowych to osoby, które zazwyczaj mają spore doświadczenie zawodowe. Opiera się ono na współpracy z różnego rodzaju przedsiębiorstwami oraz rozwiązywaniem licznych, czasem niezwykle skomplikowanych problemów. Z uwagi na to dysponują dużą wiedzą i są w stanie skutecznie rozwiązać każdy problem związany ogólnie z księgowością lub finansami.
Możliwość dopasowania oferty do potrzeb firmy
Każda firma jest inna, dlatego warto znaleźć biuro rachunkowe, które będzie w stanie dopasować się do indywidualnych potrzeb klienta. W końcu zatrudniają one szereg doświadczonych specjalistów, którzy są w stanie doradzić oraz pomóc nam w każdej sprawie. Co więcej, porządne biuro rachunkowe jest otwarte na aktualne potrzeby, jakie posiada rynek i jest w stanie na nie odpowiedzieć.
Pomoc w sytuacjach kryzysowych
W życiu zdarzają się różne sytuacje, których przedsiębiorca nie jest w stanie przewidzieć, a najwięcej z nich dotyczy kwestii finansowych. Można wyróżnić tutaj nieprawidłowe plany wydatkowe, których doszukać się może tylko czujne oko księgowego. Z uwagi na to, współpraca z biurem rachunkowym może być korzystniejsza, gdyż zatrudnieni tam specjaliści są w stanie szybko zlokalizować problem, a następnie udzielić wskazówek, jak go rozwiązać lub zrobić to za nas.
Niższe koszty prowadzenia działalności
Samo wybranie współpracy z biurem rachunkowym jest w stanie przynieść liczne oszczędności finansowe. Jednak, jak się dodatkowo okazuje, wybierając usługi księgowe, decydujemy się na ponoszenie przez firmę kosztów, które mogą zostać odliczone celem zmniejszenia podatku dochodowego.
Profesjonalne zaplecze
Biuro rachunkowe specjalizuje się w jednej dziedzinie, z uwagi na co posiada nie tylko profesjonalny sprzęt, ale również oprogramowanie czy podpis elektroniczny (w celu elektronicznego wysyłania deklaracji). Decydując się na współpracę z biurem rachunkowych, stawiamy na najwyższej jakości obsługę połączoną z odpowiednim zapleczem i doświadczeniem.
Prowadzenie księgowości we właściwy sposób zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa jest bardzo ważne i niezależnie od rozmiaru firmy – jest ona ze wszystkiego odpowiednio rozliczana. Z uwagi na to warto powierzyć to zadanie profesjonalistom, np. poprzez podjęcie współpracy z biurem rachunkowym.
