Każda z firm jest zobowiązana do przechowywania dokumentów dotyczących działalności gospodarczej. Jednak wraz z rozwojem działalności gospodarczej pojawia się ich coraz więcej i wymagają one odpowiedniego uporządkowania lub nawet archiwizacji. Jak dokonać prawidłowej archiwizacji dokumentów firmowych oraz na co powinno się zwracać uwagę w czasie tego procesu?
Jak archiwizować dokumenty firmowe?
Każda firma ma ustawowy obowiązek przechowywać dokumenty, które dzieli się na archiwalne – przechowywane wieczyście i nie archiwalne – przechowywane przez określony z góry czas. Jednak czym jest archiwizacja i dlaczego powinno się ją wykonywać? Archiwizacja to nic innego, jak prawidłowe i bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej, która składa się z trzech podstawowych procesów, jakimi są:
- klasyfikacja – początkowo dzielimy dokumenty na określone typy. Najlepiej jest to zrobić poprzez uporządkowanie na podstawie jednego okresu przechowywania dla jednego rodzaju dokumentu. Aby nie zgubić się w terminach przechowywania warto unikać sytuacji, w których w obrębie jednego rodzaju znajdują się dokumenty z różnymi terminami,
- ewidencja (wykaz, rejestr) – prawidłowe uporządkowanie oraz oznaczenie umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów oraz ich wytypowanie do zniszczenia. Prowadząc sumienną archiwizację można w łatwy sposób oszczędzić czas, pieniądze i miejsce,
- kwalifikacja – określa się termin przechowywania dokumentu. Umożliwia to nie niszczenie przedwcześnie dokumentów, które powinny nadal istnieć oraz nie przechowywać zbyt długo tych, które można już zniszczyć.
Odpowiedni sposób archiwizacji umożliwia nie tylko zapobieganie zniszczeniu, ale także i kradzieży. Proces ten można wykonywać na wiele sposobów – używając teczek, segregatorów czy pudeł. Każde archiwum powinno być również chronione przed zalaniem, pożarem czy innymi zdarzeniami losowymi, a także posiadać monitoring. Dobrym pomysłem jest tworzenie kopii cyfrowych. Jednak nie każda firma może poradzić sobie z odpowiednią archiwizacją dokumentów, dlatego warto wiedzieć, że takie działanie można zlecić firmie zewnętrznej.
Co jest ważne podczas archiwizacji?
Proces archiwizacji jest bardzo ważny i żadna firma nie może od niego uciec, ponieważ można ponieść kary, takie jak: grzywna, proces cywilny lub nawet proces karny. Jeśli nie chcemy zlecać firmie zewnętrznej archiwizacji, to musimy pamiętać o:
- rodzaju dokumentów – każda firma jest zobowiązana przechowywać dokumenty podatkowe (wszystkie kopie i oryginały faktu VAT, wystawione rachunki czy księgi podatkowe), kadrowe (wszystkie dokumenty pracowników) i ZUS (dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze),
- czasie – każdy rodzaj dokumentu wymaga innego czasu przechowywania, dlatego warto zwrócić na to uwagę,
- niszczeniu dokumentów – akta, których termin upłynął powinny być jak najszybciej zniszczone w profesjonalny sposób.
Potwierdzenia przeprowadzonych transakcji oraz wszelkie teczki z danymi pracowników, które straciły już ważność można zniszczyć na wiele sposobów. Najważniejsze jednak, aby upewnić się, że wszelkie dane wrażliwe są nieczytelne dla osób trzecich.
Dokumenty firmowe, a RODO
RODO, czyli unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku dotyczy przede wszystkim odpowiedniej ochrony danych osobowych osób fizycznych, którymi firma dysponuje. Przekłada się to na dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorców, które polegają na prawidłowym prowadzeniu dokumentacji, która zawiera wszelkie dane wrażliwe. Ma ono na celu ochronę podstawowych praw i wolności osób fizycznych, a w szczególności ich prawa do ochrony danych osobowych. Oznacza to, że trzeba odpowiednio zapobiec rozpowszechnianiu danych wrażliwych poprzez prawidłową archiwizację, a jest to ważne z uwagi na fakt, że naruszenie bezpieczeństwa może spowodować nie tylko wyciek danych oraz ich upublicznienie, ale także dostęp osób nieupoważnionych do numeru telefonu, adresu e-mail, numeru pesel. Za złamanie RODO grozi surowa kara finansowa, która jest zależna od rodzaju naruszenia. Może ona wynosić do 10 lub 20 mln euro, bądź do 2 lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego.
Archiwizacja dokumentów firmowych to coś, co w każdym przedsiębiorstwie należy robić w sposób prawidłowy oraz przejrzysty. Umożliwia to nie tylko szybki dostęp do konkretnych danych, ale także odpowiedzialne zarządzanie nimi i niszczenie w przypadku wygaśnięcia daty przechowywania. Tak naprawdę na rynku istnieje wiele firm, którym można zlecić wykonanie tego zadania w sposób profesjonalny.
