W biznesie liderom często stawia się za zadanie wprowadzenia istotnych zmian w firmie – od organizacji kosztów, przez tworzenie produktów i eliminowanie licznych błędów w funkcjonowaniu, aż po usprawnienie obsługi klienta. Jednak drastyczne, wręcz natychmiastowe zmiany nie są dobre, gdyż wywołują w nas reakcje lękowe uniemożliwiającą efektywną pracę. Jak zatem temu zapobiec i jednocześnie zmienić coś w przedsiębiorstwie? Najlepiej zgodnie z filozofią Kaizen!
Na czym polega filozofia Kaizen?
Gwałtowne i szybkie wdrożone różnego rodzaju zmian często negatywnie odbija się na ogólnym funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W tym przypadku warto dokładnie przemyśleć każdy krok. Jednak, w jaki sposób? Idealnie sprawdzi się tutaj japońska filozofia, która mówi o tym, aby dążyć do ciągłego doskonalenia – zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Mowa tutaj o filozofii Kaizen, która w przełożeniu na język polski oznacza poprawę, zmianę na lepsze lub polepszenie. Jej celem jest:
- skrócenie czasu realizacji projektów,
- poprawa jakości wytwarzanych produktów,
- redukcja kosztów,
- poprawa ergonomii stanowisk roboczych,
- tworzenie kryteriów oceny i nagradzania.
Filozofia Kaizen równie często jest nazywana metodą małych kroków. Oznacza to, że wdrażamy drobne zmiany, które przekładają się na zwiększenie wydajności funkcjonowania przedsiębiorstwa. A na czym się to dokładnie opiera?
10 zasad filozofii Kaizen
Najlepszym zdaniem opisującym filozofię Kaizen jest powiedzenie “kropla drąży skałę”. Uznaje się tutaj, że każdy, nawet najmniejszy krok pozwala nam iść do przodu, a także pomaga w realizowaniu ustalonego sobie celu. To właśnie z tego powodu uznaje się Kaizen za najlepszą metodę dla osób szybko poddających się. Jednak, aby móc iść do przodu zgodnie z filozofią Kaizen, to warto poznać 10 zasad, którymi powinniśmy kierować się przy prowadzeniu firmy:
1) każdy problem stwarza możliwości;
2) by dojść do źródła problemu, to warto zadać 5 razy pytanie “dlaczego?”;
3) nie odrzucaj żadnego pomysłu – zbieraj je od wszystkich;
4) weź pod uwagę rozwiązania możliwe do wdrożenia;
5) nie trzymaj się ustalonego stanu rzeczy – wychodź poza schemat;
6) twierdzenie, że czegoś nie da się zrobić, to zbędna wymówka;
7) wybieraj proste i dobre rozwiązania – nie czekając na te doskonale;
8) używaj sprytu zamiast pieniędzy;
9) pomyłki koryguj na bieżąco;
10) ulepszanie to ciągły proces – nie ma końca.
Jak filozofia Kaizen wpływa na firmę?
Wdrożenie filozofii Kaizen w naszej firmie powinno opierać na zmianie stylu życia oraz niekończącym procesie doskonalenia się. Będzie to możliwe tylko wtedy, gdy zaangażujemy pracowników wszystkich szczebli – od najwyższych do najniższych. A w jaki sposób zwiększy to wydajność firmy?
Zacznijmy od początku – w pierwszej kolejności postawmy na wysłuchanie zwykłych pracowników, od których często zależy szybkość oraz jakość wykonywanych produktów/usług. To właśnie oni wiedzą najlepiej, jak wygląda ich praca oraz co można zrobić, aby ją usprawnić. Poprzez uwzględnienie ich pomysłów, które często polegają na niewielkich zmianach dotyczących, np. przemeblowania. To właśnie w tym miejscu robimy mały krok, dzięki któremu zwiększamy wydajność pracy. A jak wygląda wdrażanie filozofii Kaizen w praktyce? Przede wszystkim mamy tutaj do czynienia ze sformalizowaną postacią, na którą składają się następujące po sobie czynności:
- utworzenie stanowiska dla osoby nadzorującej wdrożenie Kaizen – jest ona odpowiedzialna za szkolenie pracowników,
- wprowadzenie formularza, na którym pracownicy mogą uwzględnić swoje sugestie – wypełniony wniosek trafia bezpośrednio do osoby nadzorującej Kaizen lub do uprzednio zorganizowanej skrzynki,
- przeglądanie wniosków oraz podjęcie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu – werdykt wydaje najczęściej osoba nadzorująca Kaizen,
- wprowadzenie zmian – w przypadku akceptacji,
- ogłoszenie informacji o przyjętych wnioskach – najczęściej uwzględnia się tutaj również nagrody dla najlepszych usprawnień.
Postępowanie zgodne z zasadami Kaizen pozytywnie oddziałuje na pracę firmy. Pamiętajmy jednak, że filozofia ta wiąże się również ze zmianą osobistego sposobu myślenia, w efekcie czego możliwe jest ciągłe doskonalenie swojego przedsiębiorstwa, a także własnej persony.
