Twoje przedsiębiorstwo ciągle się rozwija. Aby móc efektywniej zarządzać swoim biznesem, podjeść jakość produktów i/lub usług czy poprawić wizerunek marki musisz być gotowy na różnego rodzaju zmiany organizacyjne. Z definicji jest to zastąpienie czegoś/kogoś czymś/kimś innym. Niestety, nie wszyscy pracownicy są zwolennikami różnego rodzaju udoskonaleń. A zatem, jak możesz pomagać w okresie zmian organizacyjnych? W tym artykule znajdziesz praktyczne porady!
Jak przygotować organizację do zmian?
Wprowadzenie zmian w firmie wymaga wielu przygotowań. Warto zatem wiedzieć, na czym się skupić, chcąc przygotować zarówno cała organizacji, jak i pracowników do nowego etapu. Kwestie te obejmują:
- opracowanie procesu zmiany przez zarząd i menedżerów, ponieważ każda, nawet najmniejsza kwestia powinna zostać tutaj uwzględniona, gdyż ma realny wpływ na działanie oraz funkcjonowanie firmy,
- weryfikację planu – zbierz osoby, które według menedżerów mogą mieć największe doświadczenie lub najczęstszy kontakt z daną zmianą oraz skonfrontuj się z ich opinią, gdyż może się okazać, że zmiana będąca w teorii dobra, w praktyce nie przyniesie oczekiwanych rezultatów,
- dbanie o przepływ informacji, zarówno na poziomie mailowym, jak i w relacjach interpersonalnych, dzięki którym zauważysz potrzeby obawy czy spostrzeżenia swoich pracowników oraz będziesz w stanie podjąć odpowiednie działania.
Etapy wprowadzania zmian a pomoc pracownikom
Okres zmian organizacyjnych obejmuje cztery podstawowe i najczęściej występujące etapy. To właśnie w ich czasie musisz poświęcić uwagę swoim pracownikom, aby móc pomóc im w przystosowaniu się do nowej rzeczywistości. A jak to zrobić na poszczególnych etapach? Oto kilka wskazówek!
- etap 1 – szok i zaskoczenie – nowe zmiany mogą zaskoczyć Twoich pracowników i właśnie dlatego już przy ich ogłaszaniu unikaj braku konkretnych informacji na ich temat, gdyż ten sposób unikniesz problemów wynikających z niewiedzy oraz szybciej przekonasz pracowników do wdrożenia nowych reguł,
- etap 2 – zaprzeczenie – może, ale nie musi występować, gdyż zależy to od charakteru pracownika i wiąże się zaprzeczeniem lub targowaniem się o to, że poprzednie zasady były o wiele lepsze, więc poprzyj swoje argumenty dowodami i pokaż, że nowe nie oznacza gorsze,
- etap 3 – opór – stare schematy i przyzwyczajenia trudno wykorzenić, dlatego postaw na integrację i porozumienia na wartościach, a także zweryfikuj przekonania pracowników czy lęki, gdyż mogą one zawierać ziarno prawy,
- etap 4 – wypracowanie nowego modelu – to czas potrzeby pracownikowi na uczeniu się nowego schematu, przyzwyczajanie się do niego lub nauki od podstaw, a to wiąże się z eksperymentowaniem oraz testowaniem nowych rozwiązań, na co warto pracownikowi pozwolić.
Efektywne wprowadzanie zmian organizacyjnych – jakich błędów unikać?
Jako przedsiębiorca wiesz, że nie ma rzeczy łatwych. Wprowadzając zmiany organizacyjne, musisz zatroszczyć się nie tylko o ich przebieg, ale także nastawienie pracowników. W końcu to oni są ważnym elementem napędzającym Twoją firmę. Postaraj się zatem unikać podstawowych błędów, do których zalicza się:
- brak właściwej komunikacji – przed wprowadzeniem zmian porozmawiaj również z pracownikami i poznaj ich punkt widzenia, a kto wie, może w ten sposób udoskonalisz swoje zmiany,
- nierozwiane wątpliwości – w okresie zmian organizacyjnych postaraj się być dostępny dla swoich pracowników, dzięki czemu będą mogli oni dowiedzieć się więcej na temat zmian,
- zagłuszanie sabotażystów zmian – zagłuszanie opinii innych nie jest dobrą opcją, o wiele lepiej wziąć takie osoby na rozmowę i poznać ich punkt widzenia, gdyż mogą oni dostrzegać coś, co Tobie umyka,
- brak doceniania chęci zmian – w okresie zmian organizacyjnych musisz poświęcić uwagę pracownikom, którzy przekonali się do nowej idei, gdyż utwierdzi ich to w przekonaniu, że są dobrze zaopiekowani, a także podniesie to motywację od pracy,
- ukrywanie niewiedzy – musisz być zapoznany z każdym punktem wprowadzonych zmian, przez co będziesz w stanie odpowiedzieć na każde pytanie swoim pracownikom.
Chcąc pomóc pracownikom w adaptacji do zmian, należy przede wszystkim postawić na otwarty dialog. Nie zapominaj także o doceniani gotowości, zachęcaniu do zmian i aktywnym słuchaniu. W ten sposób w okresie zmian organizacyjnych pracownik poczuje się wspierany, a to wiąże się z lepszą i szybszą adaptacją!
