Rozliczenia i księgi rachunkowe – czynności te nieodzownie wiążą się z księgowością w firmie. Lepiej wykonywać to samemu, czy zlecić zewnętrznemu księgowemu?
Zarządzanie jednoosobową działalnością gospodarczą wiąże się z wieloma formalnościami. Już z pierwszą sprzedażą jesteś zobowiązany do prowadzenia księgowości. W tym przypadku możesz czynności z nią związane wykonywać na własną rękę lub zdecydować się na zewnętrzną księgowość. Która z tych opcji będzie dla Ciebie lepsza?
Na czym polega księgowość?
Księgowość to jeden z sektorów usług administracyjnych i stanowi podstawowy element składowy rachunkowości. W dużym uproszczeniu polega na rejestracji za pomocą odpowiednich dokumentów zdarzeń gospodarczych, które mają wpływ na obecny majątek danego podmiotu – np. Twojej firmy.
W zależności od potrzeb księgowość może obejmować:
- sporządzanie dokumentów rozliczeniowych ZUS, deklaracji PIT i sprawozdań GUS,
- przygotowywanie sprawozdań, zestawień i raportów,
- księgowanie faktur dotyczących nabycia i sprzedaży towarów lub usług,
- rozliczanie projektów unijnych,
- dokonywanie wypłaty wynagrodzenia pracowników i elementów pozapłacowych.
Ważnym aspektem księgowości jest prowadzenie ewidencji księgowej, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych czy ewidencji przychodów. Sama praca opiera się w dużej mierze na sumienności, komunikatywności oraz zaufaniu. Należy również znać aktualne przepisy oraz orientować się w zmianach dotyczących rodzaju podwyżki i obniżki stawek, np. VAT czy płacy minimalnej. Zakładając firmę, możesz wybrać sposób prowadzenia księgowości – w formie ewidencji przychodów lub KPiR. Wedle prawa w jednoosobowej działalności gospodarczej możesz prowadzić je samemu lub zlecić podmiotom zewnętrznym. A która opcja jest korzystniejsza?
Jak wygląda księgowość w jednoosobowej firmie?
Na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej decyduje się coraz więcej osób – w końcu to idealny sposób, aby wykorzystać swoje unikalne umiejętności czy talenty. Warto jednak już na samym początku zaznaczyć, że do Twoich obowiązków będzie należeć dopilnowanie prawidłowo prowadzonej księgowości.
Już przy zgłoszeniu firmy do CEIDG musisz zaznaczyć, kto będzie odpowiedzialny za ewidencję i prowadzenie księgowości. Większość małych lub dopiero zaczynających firm decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, gdyż jest to po prostu o wiele tańsza opcja. Co więcej, jeśli spełniasz warunek dotyczący nieprzekraczania określonego progu dochodu w skali roku – możesz skorzystać z uproszczonych procedur prowadzenia księgowości.
Twoim przyjacielem powinna stać się Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), ponieważ stanowi ona najczęściej wykonywany dokument przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej. Uwzględniasz w niej przychody uzyskane ze sprzedaży swoich produktów lub usług, a także przychody, które niekoniecznie bezpośrednio są powiązane z rodzajem prowadzonej działalności. Dodatkowo powinna zawierać wiele innych informacji, w tym te dotyczące kosztów prowadzenia firmy. Oczywiście do Twoich obowiązków będzie zaliczać się również odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS czy deklaracji VAT.
Początkowo ilość dodatkowych obowiązków oraz dokumentów może być przytłaczająca, jednak pamiętaj, że we współczesnym świecie masz dostęp do wielu darmowych programów, takich jak Płatnik. Są one w stanie znacząco ułatwić pracę. Oczywiście, jeśli nie masz czasu lub czujesz się niepewnie w sprawach związanych z księgowością, możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych. Na jakiej zasadzie?
Zewnętrzny księgowy – wady i zalety
Zewnętrzny księgowy to określenie wiążące się z firmą, której zlecasz zajmowanie się Twoją księgowością. Oznacza to, że wszelkie działania opierają się na kompletowaniu dokumentów i przesyłaniu lub przekazywaniu ich do biura rachunkowego. W zamian otrzymujesz rozliczenie podatkowe i uporządkowane faktury.
Za zdecydowaniem się na zewnętrznego księgowego zdecydowanie przemawia:
- ciągłość wykonywanych obowiązków,
- wsparcie w optymalizacji procesów prowadzenia księgowości
- wysokie kwalifikacje osób obsługujących,
- dostęp do zaawansowanych narzędzi do obsługi księgowości,
- bezpieczeństwo, zarówno pod kątem prawidłowego prowadzenia księgowości, jak i zabezpieczenia danych.
Niestety, tego typu forma ma również swoje wady. Musisz pamiętać, że dla zleceniobiorcy to tylko jeden z licznych projektów, zatem nie możesz oczekiwać zaangażowania wykraczającego poza ustalone obowiązki. Oprócz tego, pod uwagę musisz wziąć wybór uczciwej firmy z renomą oraz kwotę, jaką trzeba zapłacić za wykonywane czynności.
Zarówno samodzielne zajmowanie się księgowością, jak i podjęcie współpracy z firmą zewnętrzną, wiąże się z licznymi wadami oraz zaletami. Tak naprawdę powinieneś podjąć tę decyzję na podstawie własnych predyspozycji, a także możliwości.
