Stanowiska kadrowo-płacowe to bardzo odpowiedzialne i istotne funkcje w każdej firmie. Dzięki ich pracy biznes może funkcjonować prawidłowo, lub odwrotnie – być narażony na wiele błędów i strat. Przeczytaj artykuł, by dowiedzieć się, czy w tej sytuacji warto skorzystać z outsourcingu kadr i płac i czy jest to bezpieczne.
Czym zajmuje się dział kadr i płac?
Dział kadr i plac to tzw. „drugi front” firmy. Jego pracownicy nie mają styczności z klientami, nie przeprowadzają procesów rekrutacji ani nie zajmują się marketingiem. W zamian odpowiadają za sprawne funkcjonowanie całej działalności. Do ich głównych zadań i celów należy:
- dbanie o środowisko pracy w firmie i o jej pracowników;
- pilnowanie niezbędnej dokumentacji i jej zgodności z Kodeksem Pracy;
- przyznawanie wynagrodzeń dla pracowników;
- pilnowanie terminów związanych z zatrudnieniem – szkolenia BHP, umowy;
- sporządzanie raportów dla klientów lub dla instytucji zewnętrznych, takich jak ZUS;
- wyliczanie zwolnień oraz urlopów.
Pracownicy kadr powinni odznaczać się dyskrecją i zaufaniem. Ponadto, muszą oni znać przepisy prawa pracy, obserwować wszelkie zmiany i nieustannie poszerzać swoją wiedzę w tym zakresie. W niektórych firmach dział ten ma wpływać na pracowników i motywować ich, by ich praca była jak najbardziej efektywna. Niekiedy pracownicy kadr wspierają działania w obrębie ZZL (zarządzanie zasobami ludzkimi), poprzez delegowanie pracowników na szkolenia czy kursy.
Outsourcing płac – na czym polega
Outsourcing kadr i płac (ang. outside-resource-using) zajmuje się powierzeniem obowiązków związanych z tzw. twardym HR (ang. Human Resources) oraz zadań związanych z obsługą kadrowo-płacową firmie zewnętrznej. Co należy rozważyć przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z tych usług? Po pierwsze, trzeba przeanalizować finanse i środki dostępne w firmie. Kolejną czynnością jest stworzenie listy działań i operacji, w wykonywaniu których potrzebne jest wsparcie i fachowa pomoc. Ważne też jest rozważenie korzyści i potencjalnych zagrożeń, czyli wykonanie analizy SWOT. Jeśli podejmie się już decyzję, jak znaleźć i wybrać firmę outsourcingową? Należy kierować się takimi wytycznymi, jak:
- Jakość usług – oparta na opiniach klientów danej firmy.
- Doświadczenie – im jest ono większe, tym sprawniejsze są działania pracowników.
- Komunikacja – czyli, czy kontakt z firmą jest płynny i stały.
- Potencjał – zarówno pracowników, jak i metod oraz wykorzystywanej technologii.
- Nagrody – czy firma outsourcingowa posiada wyróżnienia, dyplomy, certyfikaty.
- Usług – jaki jest ich zakres i czy oferta pokrywa się z oczekiwaniami Twojej firmy.
Podczas podpisywania umowy z wybraną firmą, zwróć uwagę na to, czy zawiera się w niej:
- klauzula o zakazie zatrudniania pracowników drugiej strony oraz o rozstrzyganiu sporów i konfliktów;
- zasady aneksowania umowy;
- określenie odpowiedzialności każdej ze stron;
- zdefiniowanie zakresu oczekiwanych usług;
- wzmianka o poufności danych i o bezpieczeństwie;
- ustalona wysokość wynagrodzenia i harmonogram usług.
Przed podpisaniem umowy należy się z nią szczegółowo zapoznać i dopytać o wszelkie niejasności.
Outsourcing kadr i płac – bezpieczeństwo
Niektóre firmy boją się skorzystać z tej usługi, ponieważ nie wiedzą, czy jest ona w pełni bezpieczna. Jednak, działalności zajmujące się outsourcingiem troszczą się o poufność i ochronę danych. Jeśli dokona się odpowiedniego wyboru i zdecyduje na współpracę z firmą rzetelną i zaufaną, istnieje gwarancja bezpieczeństwa. Dlatego tak ważne jest sprawdzenie reputacji działalności i zrobienie porządnego researchu.
Wady i zalety outsourcingu kadr i płac
Ten rodzaj usług niesie ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze pozwala na redukcję kosztów, związanych ze stworzeniem własnego działu i zatrudnieniu odpowiednich osób. Stanowi też podział odpowiedzialności – to zatrudniona firma będzie odpowiadać za wszelkie błędy i niedopatrzenia. Co więcej, zyskujesz profesjonalne wsparcie i doradztwo oraz dostęp do nowoczesnych narzędzi i programów. Zatrudniona firma będzie na bieżąco aktualizowała wszelkie dokumenty i pilnowała terminowości. Należy też mieć świadomość kilku wad. Współpraca z tego typu firmą jest, w pewnym sensie uzależnieniem. Ponadto, decydując się na skorzystanie z jej usług, będziesz musiał zwolnić z firmy osoby, które wcześniej się tym zajmowały. Kolejną przeszkodą może być cena wynajęcia firmy zewnętrznej. Istnieje też ryzyko nieoczekiwanego końca współpracy.
Działalność kadr i płac jest niezwykle ważna w biznesie i należy przywiązywać szczególną uwagę, by zadania z nią związane, były wykonywane sumiennie i prawidłowo. W tym celu skorzystanie z outsourcingu kadr i płac może okazać się dobrą inwestycją.
